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办公室工作职责
2017-03-02 14:16   审核人:

第一节 办公室职能

办公室是在校区管理处党政领导下的综合办事机构。其主要职能是围绕管理处中心工作,积极发挥领导班子的参谋助手、信息枢纽,部门的综合协调,工作的督促落实等作用。把握大局,服务领导,服务部门,服务基层,做好组织协调、公文处理、宣传教育、信访接待、督查督办、对外联络等相关工作。

一、在党的领导下,组织政治理论学习,提高职工素养,做好职工的思想政治工作;

二、贯彻、落实、传达学校及处发各类文件和会议精神,起草党、政工作计划和工作总结,编制大事记;

三、协助领导搞好各部门之间的综合协调,组织、协调处里重大事项和重要活动;

四、加强对各项工作的督促和检查,建立并完善各项规章制度,促进各项工作的规范化管理;

五、负责公文的收发、管理、归档等工作,印信的管理;

六、负责管理处党、政各层次会议的筹备工作,并做好会议记录;

七、负责全处人事管理工作,主要包括制定用人计划、人事关系调整、临时工工资报表、请销假管理、职工考核等事宜;

八、负责报刊征订、通讯管理、办公用品采购及发放等综合事务;

九、做好宣传工作,加强管理处网站的建设;

十、负责管理处公务用车的调度、管理工作;

十一、做好呼兰校区食堂的管理工作;

十二、做好统战、群团和离退休工作。

十三、做好信访接待及对外联络工作。

第二节 办公室岗位职责

一、办公室主任岗位职责

1、负责办公室的日常管理工作及人员的思想教育工作。

2、负责学校及处内各项规章制度的贯彻落实及督办,保证各项工作的顺利开展。

3、负责公章及处长印章的使用与管理,开具行政介绍信。

4、根据处领导指示和有关会议精神,组织起草行政工作计划、总结、纪要及其他公文。负责处务会议的记录及纪要的整理工作。

5、抓好部门的宣传工作,监督指导“两办”网站的管理、更新与维护工作。

6、负责管理处公务用车管理。

7、负责食堂的管理工作。

8、协助主任做好对外联系及接待管理工作。

9、协助主任做好部门预算、决算工作,负责部门网上报账业务。

10、负责办公室临时工的招聘、培训和管理工作。

11处理好校区领导临时交办的其他工作任务。

二、行政秘书岗位职责

1、负责行政方面文件的收发、传阅、归档工作。

2、负责行政工作方面各类会议、活动的通知下达,负责各层会议的会务工作。负责各级会议的记录及纪要的整理工作。

3、负责校园网上相关信息的回执工作,网站信息的更新与维护。

4、负责各类文件、材料的打字、复印工作。保证打印质量,按时完成打印任务。并做好打印文件的保密工作和安全工作。

5、负责传真的收发并做好登记工作,负责处长及办公室报刊、信件的收发工作。

6、负责打印室内所用物品的采购及设备的维护保养,负责办公用品的采购与保管、发放工作。

7、负责办公室人员的考勤工作,并汇总各科室考勤报表上报校人事处。

8、协助主任做好宣传、接待工作。

9、协助主任管理公务用车,做好公务用车的维修保养及出车登记工作。

三、党务秘书岗位职责

1、协助书记做好总支日常的党务管理工作。

2、协助做好党员的思想政治工作。

3、负责起草总支年度工作计划、工作总结及党内生活规章制度等。

4、负责领导班子组织生活会的调研、征求意见和材料归类整理工作。

5、负责党员发展中入党材料的审查、报批及归档工作。

6、协助书记做好入党积极分子的选拔、培养工作。

7、负责党员党费的收缴工作。

8、负责总支支委有关会议的安排、通知和记录工作。

9、负责完成党口各部门相关材料的撰写、上报工作。

10、协助书记安排党员的组织生活。

11、负责总支印章的管理和使用。

12、负责上级党组织来文的处理及信息传递等工作。

13、负责党内各种文件、资料的立卷归档工作。

14、负责党务宣传工作,负责网站党务信息的更新与维护。

四、固定资产管理员岗位职责

1、负责本单位资产的清查、登记、统计和报告工作。

2、协助国有资产管理处对本单位的固定资产的清查登记、统计、汇总及日常监督检查工作,做到帐、卡、物相对应。

3、按照规定程序及时办理资产报损、报废处置手续。

4、负责本单位资产档案的收集、整理和管理工作。

5、负责江北校区房屋、场地等的对外出租工作。

五、仓库保管员岗位职责

1、熟悉掌握库存材料的性质、类别、数量及储存条件和注意事项等。

2、仓库内材料按类别摆放,整齐有序,易燃易爆和化学试剂等要单独保管。

3、严格遵守出入库制度,出库、入库要有登记,及时对账,时时做到帐、物相符。

4、禁止在库房内吸烟,禁止无关人员进入,做到人走灯灭,切断电源。

5、做好库房的管理、防火和防盗工作。熟知安全防火常识,能熟练使用各种灭火工作,对库房环境要经常巡视,发现安全隐患,立即上报。

6负责保管、维修试验地喷灌设备,协助有关部门实施喷灌。

六、收费员岗位职责

1、负责校区收费印章的管理工作。

2、负责校区房屋土地租金、水费、卫生费、取暖费等相关费用的核算、制表、收缴及上交工作。

3、负责现金的保管工作,负责现金日记簿的登记工作。严格按照学校财务规定时间,及时上交学校财务。

4、负责票据的登记和管理。

5、负责库存材料账的核算和管理工作。

6、负责合同的保管工作。

七、离退休工作管理员岗位职责

1、负责离退休人员活动室的日常管理工作。认真贯彻执行上级有关离退休工作的方针、政策和学校的有关规定。

2、负责离退休人员活动室内外各种健身器材管理、维修与保养。开展适宜的文体活动。

3、负责离退休人员活动室设备的申报、领取和帐、卡、物的管理工作,负责奖金、补贴的领取和发放。

4、负责离退休人员的各类报表、资料和数据的统计及申报工作。

5、配合学校组织好离退休老干部健康疗养及非药物保健工作。

6、经常了解离退休老同志的身体、学习、生活状况,及时反映他们的意见和要求,合理地解决他们的实际问题。

7、负责离退休人员活动室的卫生清理工作。做到窗明几净、物品摆放整齐,做好防火防盗工作。

8、负责维护离退休人员活动室的秩序。

9、承办各部门及领导交办的其它有关离退休干部工作事宜。

10、遵守工作时间。活动室实行全年开放(洗澡日除外),必须确保工作时间内在岗,如擅自离岗,出现任何问题,责任自负。(工作时间为上午8:00—11:00,下午2:00—5:00)

八、职工活动室管理员岗位职责

1、负责职工活动室的日常管理工作。活动室开放时间为五月一日至九月三十日晚6:00—9:30时;十月一日至次年四月三十日晚6:00—9:00(洗澡日休息)。

2、负责职工活动室内健身器材及娱乐器具的管理、维护与保养。严格按限额发放娱乐消费品。

3、负责职工活动室内设备的申报、领取及管理。

4、负责职工活动室的卫生清理工作。做到窗明几净、物品摆放整齐,做好防火防盗工作。

5、负责维护职工活动室的秩序。

6、积极完成领导临时交办的各项工作任务。

九、公务用车驾驶员岗位职责

1、负责车辆的日常驾驶维护与保养;未经主管领导批准,不得将车辆交由他人驾驶。

2、负责车辆的卫生清洗工作,保证车厢内外干净整洁。

正常上班期间必须在办公室待命,听从办公室安排,下班后无出车任务,车辆必须入库。未经有关领导批准,驾驶员不得出车,违反者视为出私车。

3、遵守各项交通法规,安全、正点、热情、周到地完成出车任务。有预先或固定安排出车任务时,应提前到岗,做好准备工作,保证正点出车。对临时安排出车任务或因工作需要而延时的,毫无怨言,耐心等待,不得因此发火,或开赌气车。

4、努力钻研业务,不断提高驾驶技术。小修自己修,最大限度地降低油耗,节约学校经费开支。

5、严格遵守交通规则,服从民警指挥,按规范要求驾驶车辆,确保安全,杜绝事故发生。

6、有出车任务时,必须保证足够的睡眠和休息,不开疲劳车,严禁酒后驾车。

7、严格执行出车规定,出车须凭“出车单”,不得私自出车。

8、严守保密制度,不传是非。

十、网络维护员岗位职责

1、负责办公电话及线路的维护与维修。

2、负责网络的维护。

3、负责各办公室电脑的简单维修与系统的维护。

十一、厨师岗位职责

1、经常了解职工对伙食意见,不断改进饮食品质量,努力使食堂工作与职工的需求相适应,使职工吃得满意,吃得放心。

2、负责原料采购,把握原料质量,保证职工菜肴供应品种多样,核定菜和调料等的使用量,及时核算成本。

3、操作时严禁吸烟,加工食品必须生、半成品、熟食品分开,熟食品必须盛放在专用容器内。

4、负责厨房的物品、食品以及各种设备的保管和保养,负责厨房的安全工作和卫生工作,消除食堂隐患,及时处理好突发事件。

5、爱护公物,保管好用具,注意节约水、电、气。

6、搞好团结,主动与有关人员商量,提高质量、增加品种。

7、能保证来客用餐,服务态度热情、周到。

8、积极参加校区的各相关活动。

第三节 办公室工作制度

一、公文管理规定

(一)总则

为加强公文管理,使之规范化、制度化、科学化,根据学校有关公文处理规定,结合单位实际特制定本办法。

第一条 公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。

第二条 公文实行统一管理。各类公文统一由办公室负责签收、分办、处理、存档。领导不得直接受理公文。

第三条 各部门及有关人员,对公文中涉及国家、政府、学校应保密的事项,必须严守秘密,不准随便向他人透露。

第四条 公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用载体。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数,由发文单位主管领导根据文件内容确定。

第五条 发文的程序为:拟稿、审核(部门领导)、签发(处长)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。文件统一由办公室人负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项、登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

第六条 收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。外来文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签发人应在接见当日按文件的要求报送给有关各部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后及时发送。传阅文件由办公室专人负责回收,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实。

(二)草拟公文应注意以下事项:

1、内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

2、反应情况要客观,实事求是。

3、文字要准确、精炼,条理要清楚,层次。

二、印信使用管理规定

(一)总则

为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护学校利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。

(二)印章的刻制

各部门印章刻制均须报处长批准,由办公室出具公司介绍信,各部门方可到正规的印章刻制店刻制。印章的形体和规格,按国家有关规定执行。

(三)印章的启用

1、新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。

2、印章启用应事先发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。

(四)印章的保管、交接和停用

1、管理处的正式印章,专用印章、手章应指定行政人员保管;

2、各部门印章由各部门指定专人负责保管;

3、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

4、印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要在办公室和随身携带、不准委托他人代管。

5、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

(五)有下列情况,印章须停用:

1、机构变动或机构名称改变;

2、上级部门通知改变印章图样;

3、印章使用损坏;

4、印章遗失或被窃,声明作废。

(六)印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的等级档案。

(七)印章的使用

 1、使用范围

凡属以管理处名义对外、对内发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖管理处印章;

  凡属部门业务范围内加盖部门印章;

  凡属合同类的用合同专用章;

凡属财务会计业务的用财务专用章。

 2、使用印章,一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖章,其权限分级掌握,使用哪级印章,由哪级领导批准,并由其负责。凡不符合用印需要的,均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿,领导在该表签批。

3、使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

 4、代章或因工作急需而又无合适印章,可采用借章办法,借章在落款处加注“借印”、“代”字样。

  5、使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。

  6、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免延误工作。

(八)介绍信管理

 1、介绍信种类:存根介绍;信笺介绍;证明信(材料)

  2、介绍信一般由行政办秘书负责保存。

  3、介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门负责人签字后办公室主任审批;重要事宜由分管领导审批。

  4、严禁开出空白介绍信。

(九)附则

  1、未按本办法要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

  2、本办法由办公室解释、补充,由管理处办公会议通过后颁布生效。

四、公务用车管理办法

第一条 为加强校区公务车管理,更好地为学校发展服务,提高工作效率,提高管理水平,特制定本办法。

第二条 车辆的调配使用由办公室负责。

第三条 每台车由一名专职驾驶员负责驾驶、维护与保养,未经批准驾驶员不得擅自将车辆交给他人驾驶,否则出现的一切后果由驾驶员承担责任。

第四条 车辆出市执行的长途任务需填报“长途用车审批单”,经处长批准后,方可执行。

第五条 驾驶员要听从指挥,坚守岗位,待命出发。擅离职守者1次扣出车费50元,影响工作1次扣100元,多次教育不改者,停止其工作。对于不服从指挥,拒绝执行任务的驾驶员一次性扣发当月的出车补助费;情节严重者调离工作岗位。

第六条 驾驶员在模范遵守各项交通法规的同时,安全、正点、热情、周到地完成出车任务,并保证通讯设备24小时畅通,遇事随时可以联系上。

 第七条 驾驶员按规定时间上下班,按时签到。未经批准,不得无故迟到、早退。有上述现象者一次扣10元,月累计超过3 次者扣50元;超过5次者扣除当月补助的20%。不签到者按迟到处理。

第八条 病假、事假需经有关领导批准,病假、事假期间取消当日出车补助费。未经批准的,无故不上班者按旷工处理。矿工一天扣除100元,三天以上者,停止现行工作,按照有关规定另行安排工作。

第九条 驾驶员正常上班期间必须在办公室待命,下班后无出车任务,车辆必须入库。未经有关领导批准,驾驶员不得出车,违反者视为出私车。出私车一次,除按出租车费用加倍处罚外,取消当月出车补助,并视情节轻重和其态度做出调换工作处理。

第十条 由办公室组织有关人员定期对车容、车貌及车辆卫生情况进行考评。

第十一条 驾驶员每天按照自己的出车情况认真如实地填写出车记录本,月底由办公室核定无误后发放出车补助费。

第十二条 早7:00前或晚6:00后出车、双休日,出车一次均视为加班一次,每次加班补助25元;法定节假日(劳动节、国庆节、春节等)出车按日工资双倍计算。

第十三条 每人每月按照公里数有0.01元的公里奖和0.06元的安全奖。

第十四条 车辆发生交通事故,要通过交警部门处理,同时填写事故报告单,将事故发生的经过、事故责任的认定及事故处理结果详细地填写在报告单上,并附交警部门交通事故处理结论。

第十五条 经交警部门认定属个人原因或因车辆维护保养不慎而酿成的交通事故由驾驶员承担全部责任,并承担全部维修费用。

第十六条 发生交通事故,扣发当月安全奖,并根据事故的严重程度追究当事人责任,严重者调离原岗位。

第十七条 每辆车由固定的专职司机负责,负责该车的日常驾驶维护与保养;未经主管领导批准,不得将车辆交由他人驾驶。

第十八条 车辆的钥匙、车库门钥匙由司机自行保管好,并报办公室备案;如遇丢失立即向主管领导报告。

第十九条 每辆车的修配厂视具体车况而定,经过办公室组织有关人员进行调研,制定在某修配厂进行维修保养。

第二十条 车辆要由该车的驾驶员根据车况定期维修保养,维修保养前要填写车辆送修单,经修配厂检修认定,主管领导批准后方可到指定修配厂维修保养。

 

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