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办公室“五制一化”实施方案
2017-03-03 09:20   审核人:


 

 

一、岗位责任制

(一)部门工作职责

 职责范围

 (一)部门工作职责

综合办公室是在校区管理处党政领导下的综合办事机构。其主要职能是围绕管理处中心工作,积极发挥领导班子的参谋助手、信息枢纽,部门的综合协调,工作的督促落实等作用。把握大局,服务领导,服务部门,服务基层,做好组织协调、公文处理、宣传教育、信访接待、督查督办、对外联络等相关工作。

1、在党的领导下,组织政治理论学习,提高职工素养,做好职工的思想政治工作;

2、贯彻、落实、传达学校及处发各类文件和会议精神,起草党、政工作计划和工作总结,编制大事记;

3、协助领导搞好各部门之间的综合协调,组织、协调处里重大事项和重要活动;

4、加强对各项工作的督促和检查,建立并完善各项规章制度,促进各项工作的规范化管理;

5、负责公文的收发、管理、归档等工作,印信的管理;

6、负责管理处党、政各层次会议的筹备工作,并做好会议记录;

7、负责全处人事管理工作,主要包括制定用人计划、人事关系调整、临时工工资报表、请销假管理、职工考核等事宜;

8、负责报刊征订、通讯管理、办公用品采购及发放等综合事务;

9、做好宣传工作,加强管理处网站的建设;

10、负责管理处公务用车的调度、管理工作;

11、做好呼兰校区食堂的管理工作;

12、做好统战、群团和离退休工作。

13、做好信访接待及对外联络工作。

(二)岗位职责

A、办公室主任岗位

岗位责任人:高艳霞 办公地点:305 电话:57312075

1、负责办公室的日常管理工作及人员的思想教育工作。

2、负责学校及处内各项规章制度的贯彻落实及督办,保证各项工作的顺利开展。

3、负责公章及处长印章的使用与管理,开具行政介绍信。

4、根据处领导指示和有关会议精神,组织起草行政工作计划、总结、纪要及其他公文。负责处务会议的记录及纪要的整理工作。

5、抓好部门的宣传工作,监督指导“两办”网站的管理、更新与维护工作。

6、负责管理处公务用车管理。

7、负责食堂的管理工作。

8、协助主任做好对外联系及接待管理工作。

9、协助主任做好部门预算、决算工作,负责部门网上报账业务。

10、负责办公室临时工的招聘、培训和管理工作。

11、处理好校区领导临时交办的其他工作任务。

B、行政秘书岗位

岗位责任人:邓彦萍 办公室:309 电话:57314855

1、负责行政方面文件的收发、传阅、归档工作。

2、负责行政工作方面各类会议、活动的通知下达,负责各层会议的会务工作。负责各级会议的记录及纪要的整理工作。

3、负责校园网上相关信息的回执工作,网站信息的更新与维护。

4、负责各类文件、材料的打字、复印工作。保证打印质量,按时完成打印任务。并做好打印文件的保密工作和安全工作。

5、负责传真的收发并做好登记工作,负责处长及办公室报刊、信件的收发工作。

6、负责打印室内所用物品的采购及设备的维护保养,负责办公用品的采购与保管、发放工作。

7、负责办公室人员的考勤工作,并汇总各科室考勤报表上报校人事处。

8、协助主任做好宣传、接待工作。

9、协助主任管理公务用车,做好公务用车的维修保养及出车登记工作。

C、党务秘书岗位

岗位责任人:苏彦平 办公室:309 电话:57314855

1、协助书记做好总支日常的党务管理工作。

2、协助做好党员的思想政治工作。

3、负责起草总支年度工作计划、工作总结及党内生活规章制度等。

4、负责领导班子组织生活会的调研、征求意见和材料归类整理工作。

5、负责党员发展中入党材料的审查、报批及归档工作。

6、协助书记做好入党积极分子的选拔、培养工作。

7、负责党员党费的收缴工作。

8、负责总支支委有关会议的安排、通知和记录工作。

9、负责完成党务相关材料的撰写、上报工作。

10、协助书记安排党员的组织生活。

11、负责总支印章的管理和使用。

12、负责上级党组织来文的处理及信息传递等工作。

13、负责党内各种文件、资料的立卷归档工作。

14、负责党务宣传工作,负责网站党务信息的更新与维护。

D、固定资产管理员岗位

岗位责任人:陈嘉辉 办公室:306 电话:57314857

1、负责本单位资产的清查、登记、统计和报告工作。

2、协助国有资产管理处对本单位的固定资产的清查登记、统计、汇总及日常监督检查工作,做到帐、卡、物相对应。

3、按照规定程序及时办理资产报损、报废处置手续。

4、负责本单位资产档案的收集、整理和管理工作。

5、负责江北校区房屋、场地等的对外出租工作。

E、仓库保管员岗位

岗位负责人:冯宗平  办公室:212 电话:57312316

1、熟悉掌握库存材料的性质、类别、数量及储存条件和注意事项等。

2、仓库内材料按类别摆放,整齐有序,易燃易爆和化学试剂等要单独保管。

3、严格遵守出入库制度,出库、入库要有登记,及时对账,时时做到帐、物相符。

4、禁止在库房内吸烟,禁止无关人员进入,做到人走灯灭,切断电源。

5、做好库房的管理、防火和防盗工作。熟知安全防火常识,能熟练使用各种灭火工作,对库房环境要经常巡视,发现安全隐患,立即上报。

6、负责保管、维修试验地喷灌设备,协助有关部门实施喷灌。

F、收费员岗位

岗位负责人:陈忠杰  办公室:213 电话:57312316

1、负责校区收费印章的管理工作。

2、负责校区房屋土地租金、水费、卫生费、取暖费等相关费用的核算、制表、收缴及上交工作。

3、负责现金的保管工作,负责现金日记簿的登记工作。严格按照学校财务规定时间,及时上交学校财务。

4、负责票据的登记和管理。

5、负责库存材料账的核算和管理工作。

6、负责合同的保管工作。

G、离退休工作管理员岗位

岗位责任人:沈卫国   电话:57314890

1、负责离退休人员活动室的日常管理工作。认真贯彻执行上级有关离退休工作的方针、政策和学校的有关规定。

2、负责离退休人员活动室内外各种健身器材管理、维修与保养。开展适宜的文体活动。

3、负责离退休人员活动室设备的申报、领取和卡、物的管理工作。

4、负责离退休人员的各类报表、资料和数据的统计及申报工作。

5、配合学校组织好离退休老干部健康疗养及非药物保健工作。

6、定期了解离退休老同志的身体、学习、生活状况,及时反映他们的意见和要求,合理地解决他们的实际问题。

7、负责离退休人员活动室的卫生清理工作。做到窗明几净、物品摆放整齐,做好防火防盗工作。

8、负责维护离退休人员活动室的秩序。

9、承办各部门及领导交办的其它有关离退休干部工作事宜。

10、遵守工作时间。活动室实行全年开放(洗澡日除外),必须确保工作时间内在岗,如擅自离岗,出现任何问题,责任自负。(工作时间为上午8:00—11:00,下午2:00—5:00)

H、职工活动室管理员岗位

岗位责任人:高东吉

1、负责职工活动室的日常管理工作。活动室开放时间为五月一日至九月三十日晚6:00—9:30时;十月一日至次年四月三十日晚6:00—9:00(洗澡日休息)。

2、负责职工活动室内健身器材及娱乐器具的管理、维护与保养。严格按限额发放娱乐消费品。

3、负责职工活动室内设备的申报、领取及管理。

4、负责职工活动室的卫生清理工作。做到窗明几净、物品摆放整齐,做好防火防盗工作。

5、负责维护职工活动室的秩序。

6、积极完成领导临时交办的各项工作任务。

F、公务用车驾驶员岗位

岗位责任人:姜志臣

1、负责车辆的日常驾驶维护与保养;未经主管领导批准,不得将车辆交由他人驾驶。

2、负责车辆的卫生清洗工作,保证车厢内外干净整洁。

正常上班期间必须在办公室待命,听从办公室安排,下班后无出车任务,车辆必须入库。未经有关领导批准,驾驶员不得出车,违反者视为出私车。

3、遵守各项交通法规,安全、正点、热情、周到地完成出车任务。有预先或固定安排出车任务时,应提前到岗,做好准备工作,保证正点出车。对临时安排出车任务或因工作需要而延时的,毫无怨言,耐心等待,不得因此发火,或开赌气车。

4、努力钻研业务,不断提高驾驶技术。小修自己修,最大限度地降低油耗,节约学校经费开支。

5、严格遵守交通规则,服从民警指挥,按规范要求驾驶车辆,确保安全,杜绝事故发生。

6、有出车任务时,必须保证足够的睡眠和休息,不开疲劳车,严禁酒后驾车。

7、严格执行出车规定,出车须凭“出车单”,不得私自出车。

8、严守保密制度,不传是非。

M、网络维护员岗位

岗位责任人:姜一哲 柳庆国

1、负责办公电话及线路的维护与维修。

2、负责网络的维护。

3、负责各办公室电脑的简单维修与系统的维护。

N、厨师岗位

岗位责任人:毛   电话:57314887

1、经常了解职工对伙食意见,不断改进饮食品质量,努力使食堂工作与职工的需求相适应,使职工吃得满意,吃得放心。

2、负责原料采购,把握原料质量,保证职工菜肴供应品种多样,核定菜和调料等的使用量,及时核算成本。

3、操作时严禁吸烟,加工食品必须生、半成品、熟食品分开,熟食品必须盛放在专用容器内。

4、负责厨房的物品、食品以及各种设备的保管和保养,负责厨房的安全工作和卫生工作,消除食堂隐患,及时处理好突发事件。

5、爱护公物,保管好用具,注意节约水、电、气。

6、搞好团结,主动与有关人员商量,提高质量、增加品种。

7、能保证来客用餐,服务态度热情、周到。

8、积极参加校区的各相关活动。

二、服务承诺制

(一)爱岗敬业,忠于职守。严格职业操守,严守工作纪律,办事公平公正,廉洁自律。

(二)熟悉业务知识,确保服务质量。熟悉本部门及本岗位的工作职能职责和工作流程,全心全意为师生提供优质高效的服务,自觉加强业务学习,不断提高业务能力和水平。

(三)严格遵守作息时间,认真执行工作纪律。不擅自离岗、不迟到、不早退,上班不做与工作无关的事,确保工作效率。

(四)团结协作、顾全大局。做好沟通,遇事不推诿,不拖延,努力营造良好工作氛围

(五)文明办公,热情服务。办公环境整洁舒适,工作时间衣着得体、仪态端庄、举止文明,接待服务对象文明礼貌、热情大方、诚恳谦和、周到细致。

三、首问负责制

(一)首问负责制是指首位接受以来访、来电或来函方式到本部门办理公务、联系事务、反映情况等事项的工作人员,负责及时、有效办理完结有关事宜的责任制度。

(二)首问负责人的职责:

1.属于首问负责人职责范围内的,应按照规定及时给予办理,耐心细致地告知相关事项,必要时提供相关资料。不能及时办理的,要说明理由,并耐心细致做好相关解释工作。

2.属于本部门职责范围内的,但相关工作人员因事暂时不在岗位,首问负责人应将服务对象的姓名、联系电话及拟办事项等内容登记清楚,并负责转交给相关人员。相关人员事后应及时与服务对象联系,了解情况并在规定时限内解决服务对象需要办理的事项。如遇重要或紧急事项,首问负责人应及时请示上一级领导,并答复服务对象。

3.属于其他部门职责范围的,首问负责人应主动告知服务对象与相关部门联系,并主动帮助联系有关工作人员或告知部门电话。

(三)首问负责制的要求:

1.首问必接。对来电、来人要先听、先问、先记,不准拒接。

2.首问必答。对本岗位或本部门职责范围内的问题,要准确回答,不得以“我不知道、不归我管”等理由推卸责任,不许推给其他人或部门。

3.首问必帮。对不属于本部门或本单位职责范围的,必须负责指导,给予帮助,并提供相关部门的办公地址和电话。

4.礼貌热情。接听电话,先说“您好”,后报部门,再问事情。接待服务对象,要热情大方、文明礼貌。遇到对政策理解有偏差或不知情由的服务对象,要坚持原则,耐心细致解释说明,作好疏导工作。

四、限时办结制

(一)接转党组织关系,经审查符合规定的,当时给予办理。

(二)职工亲属因入党等原因需要提供职工政审材料的,在收到手续完备的信函资料后的3个工作日内办理完毕,特殊情况5个工作日之内办结。

(三)贯彻落实学校相关文件精神,一般情况下在3个工作日之内完成。需要结合管理处实际情况制订实施办法的,一般情况下在12个工作日之内制订下发。

(四)其它需要办理的事项,凡是符合规定的,按相关规定尽快予以办理。

(五)对于不属于本人或本单位职能范围的事项,及时做好解释工作,或告知办理部门。

五、责任追究

(一)责任追究制按照“明确责任,提高服务,加强监督,实行问责”的总体要求,坚持“实事求是、客观公正,有责必问、有错必纠,权责一致、惩教结合”的原则执行。

(二)责任追究的范围。凡违反本单位规定的岗位责任制、服务承诺制、首问负责制、限时办结制的个人和科室,管理处将根据情节轻重追究其责任。

(三)责任追究的受理。管理处处长负责受理对本单位工作人员(包括管理、服务、聘用人员)的投诉。

(四)责任追究的程序。工作人员(包括管理、服务、聘用人员)发生本制度第二条规定情况的,由管理处负责调查核实情况,并提出处理意见,提交管理处党总支研究决定。

(五)责任追究的方式。对工作人员(包括管理、服务、聘用人员)责任追究的方式为:诫勉谈话、书面检讨、通报批评、调整工作岗位、辞退或解除聘用合同。

对部门责任追究的方式为:责令限期整改、书面检讨、通报批评。部门被追究责任的,部门负责人同步追责。

责任追究方式可以单独使用,也可以合并使用。被追究责任的行为构成违反党纪政纪的,按照相关规定处理。凡受到责任追究的人员,一律取消当年评优评先资格,追责结果运用到当年干部、人事年度考核中。

(六)责任追究的有关要求:

1.调查人员要认真听取被追究对象的陈述和申辩。一般情况下,处理意见形成的书面材料上应有被追究对象本人签字。

2.被追究对象对处理意见有异议或不服的,应当自收到决定之日起五个工作日内向管理处党总支提出申诉。

3.对被追究对象过错行为的调查、处理,实行回避制度。参与责任追究调查、处理的工作人员与被追究对象有需回避关系的,应当回避。

六、工作作风建设长效化机制

成立组织机构。建立校区管理处工作作风建设领导小组。处长任组长、书记任副组长,各位副处长为领导小组成员。具体履行如下职责:

1.落实学校关于工作作风建设的有关要求,制定和完善关于工作作风建设的有关规章制度及各项实施方案;

2.领导和监督本单位工作作风建设各项措施的落实;

3.组织开展学习教育,不断提高本部门职工对加强工作作风建设重要性的认识,引导本单位工作人员切实提高服务质量和改进工作作风;

4.接受和处理师生对本部门工作作风建设的投诉,研究和提出本部门违反工作作风有关要求的人员处理意见,并进行处理。

 











 


 


 

 

 

 

 

 



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